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XXVIII Master CIBA

La gestione del tempo

La gestione del tempo di lavoro

Dott.ssa Elisa Biegi

L’autrice
La Dott.ssa Elisa Biegi si è laureata in Economia Aziendale presso la Facoltà di Economia dell’Università di Pisa.

Collabora da diversi anni con l’Associazione Culturale Eraclito 2000 in qualità di referente per gli stages nonché di docente all’interno del Master in Comunicazione, Banca e Assicurazione.

Attualmente lavora presso Confartigianato Imprese Pisa (Associazione di categoria di riferimento per le piccole e medie imprese del mondo artigiano) e all’interno di tale struttura oltre a collaborare con il Segretario Generale nello svolgere funzioni di rappresentanza dell’Associazione nei rapporti con i vari Enti e le varie Istituzioni, ricopre il ruolo di Responsabile dell’Area Credito e Servizi Innovativi, nonché dell’Area Ambiente e Sicurezza.

La maggior parte del nostro lavoro è soggetto ed influenzato da STIMOLI ESTERNI. Quindi organizzare e gestire il tempo diventerà sempre più impegnativo.

Più che da ciò che si sta facendo siamo ossessionati da ciò che dobbiamo fare. Ecco perché la nostra vita privata e professionale spesso la affrontiamo con atteggiamenti mentali di ansia e stress.

Molte delle nostre risposte sono prese sotto l’impulso dello stimolo-risposta.
Se non gestiamo il tempo finiamo per essere gestiti. Siamo talmente oppressi dal tempo che non abbiamo il tempo di organizzarlo.
Tendiamo a considerare principalmente “QUANTO” lavoro è stato fatto e meno “COME” è stato fatto. Più lavoriamo e più crediamo di aver tempo per far fronte al lavoro arretrato. Invece rischiamo solo di aumentare la stanchezza e l’inefficienza.

Fra un lavoro intellettuale ed uno operativo siamo più portati a scegliere il secondo.
L’eccessivo ritmo di lavoro produce stanchezza e sensazioni psicologiche di disagio. Questo rischia di rendere meno sereno il sé privato, il sé sociale ed il sé professionale.

Il TEMPO è un concetto fisico che viene utilizzato per stabilire la contemporaneità o l’ordine di una serie di eventi;
poveri e ricchi, manager e dipendenti tutti hanno la stessa ricchezza in termini di tempo. Il tempo rende uguali. E’ una risorsa preziosa, non è abbondante, né infinita (il giorno dura sempre 24 ore, un’ora 60 minuti e un minuto 60 secondi…PER TUTTI.

E’ una risorsa irripetibile, non ritorna, non si ricrea
MA è ANCHE
FATTORE CRITICO DI SUCCESSO INDIVIDUALE.
E’ l’unica risorsa che può creare la differenza tra persone o tra risultati, l’elemento discriminante, a parità di risorse disponibili, che decreta il successo vero e l’eccellenza di una persona o di un’impresa.

Alcune osservazioni date dall’esperienza sulle quali si consiglia di soffermarsi:

– Il TEMPO misura la crescita, il successo, il fallimento di persone e aziende
– Il TEMPO aumenta il valore di un prodotto o lo riduce
– Il mercato diventa sempre più veloce e quelli che perdono il ritmo del cambiamento sono spacciati
– Le organizzazioni e le persone veloci, che sono in anticipo e flessibili, arrivano prima o hanno più successo-di quelle lente e rigide.

Occorre chiarire ed acquisire tre concetti fondamentali:

VELOCITA’ = Il tempo aumenta i margini di redditività per quelle aziende che sono capaci di are meglio e più velocemente ciò che facevano prima. Occorre quindi individuare gli ostacoli e rimuoverli prima di entrare in azione, fare pause, imparare a lavorare in parallelo, allenarsi alla sintesi e alla brevità.

ANTICIPAZIONE = Il tempo crea NICCHIE per quelle aziende che sono in grado di sfruttare con anticipo i bisogni latenti dei consumatori. E’ necessario proporre tutte le idee ritenute valide e non aver paura di farsi dire di no, lavorare per obiettivi più che per buoni propositi, anticipare i problemi per non farsi sorprendere, pianificare le alternative e le contromisure.

FLESSIBILITA’= Il tempo aumenta il valore del prodotto per quelle aziende che sono capaci di rispondere al mercato in tempi brevi . Per essere flessibili occorre programmare le attività giornaliere senza occupare il 100% del tempo disponibile, revisionare i programmi, adeguare il comportamento alle situazioni.

Il tempo di lavoro
Ognuno ritiene di far buon uso del proprio tempo semplicemente….OCCUPANDOLO

Per migliorare qualunque cosa (comportamento, procedura, abitudine) si deve innanzitutto CONOSCERE IL PUNTO DI PARTENZA, poi fare un passo indietro per cercare di trovare soluzioni e risposte coerenti; sarebbe un errore passare subito all’azione.

Cambiando l’orizzonte temporale, la percentuale del tempo occupato dal lavoro passa dal 9% (sull’arco della vita media di una persona) al 23% (sull’arco della settimana) addirittura al 33% (a livello di singola giornata lavorativa).

Appare importante procedere con una distinzione tra le variabili:

VARIABILI ESOGENE: Esterne alla persona e non da questa (solo) direttamente dipendenti quali ad esempio la funzione di appartenenza, la tipologia dell’azienda, il livello gerarchico, il ruolo, la turbolenza del mercato esterno.

VARIABILI ENDOGENE: Gli aspetti che dipendono direttamente da noi e riguardano il nostro modo di essere, di vivere, di comportarci e di lavorare. Carattere e personalità influiscono sulla maggiore o minore dedizione al lavoro, l’educazione ricevuta, i nostri hobbies e le nostre passioni comportano un diverso atteggiamento verso il tempo da destinare al lavoro.

VARIABILI CULTURALI: L’ambiente sociale in cui si è vissuto e si vive, può influenzare il modo di lavorare.
Darsi obiettivi e avere obiettivi, avere programmi e fare programmi: questo serve essenzialmente a chi vuole intraprendere la strada del miglioramento.Ma non si può gestire il tempo se non lo si conosce e se non si sa come lo si utilizza o lo si spreca.

I tre COSTI fisici e psicologici legati alla gestione del tempo sono:

STANCHEZZA (fatica): generata da routine, ripetitività che produce sia fatica fisica che intellettuale

PREOCCUPAZIONE (ansia): nasce da attività connesse all’innovazione, al miglioramento, a tutte quelle attività legate al tempo futuro, alla preoccupazione per il risultato.

PRESSIONE (stress): E’ generata dal pronto intervento, dall’emergenza.
Quando siamo stanchi, preoccupati, pressati dagli eventi i pensieri logici faticano a emergere => Il tempo si dilata, le scadenze non vengono più rispettate, le priorità non esistono più. => Si tende a rimandare, a procrastinare.LEGGE DELLA COSTANTE: “s x t” (SFORZO X TEMPO = COSTANTE)
Ovvero : quanto più tempo abbiamo a disposizione (“t” elevato) meno ci sforziamo e ci impegniamo (“s” basso); viceversa, meno tempo abbiamo a disposizione (“t” scarso), maggiori sono lo sforzo e l’impegno per recuperare il tempo perduto (“s” alto)

In questa prima parte sono stati trattati gli aspetti più generali relativi alla “Gestione del tempo”, senza entrare nel dettaglio di concetti quali ad esempio l’importanza del pianificare, del programmare, dello stabilire delle priorità, del darsi obiettivi.

Si è però cercato di evidenziare l’importanza del capire che, in un ambiente come quello in cui ci troviamo quotidianamente ad operare, che è un ambiente “caotico”, turbolento, in continua evoluzione e mutamento, riveste un ruolo strategico il tempo che noi decidiamo di impiegare per svolgere una determinata attività, per dare una certa risposta ad un cliente, ad un capo, ad un collega, ma anche a noi stessi.

Questo per cercare il più possibile, appunto, di riuscire a gestire il tempo e non essere da questo gestiti e per poter “sfruttare” nel miglior modo possibile le mille e una sfaccettature che costituiscono gli attimi, i diversi momenti della nostra vita privata e professionale.

Come recita un antico testo irlandese…
“Trova il tempo di lavorare, è il prezzo del successo.
Trova il tempo di riflettere, è la fonte della forza.
Trova il tempo di giocare, è il segreto della giovinezza.
Trova il tempo di leggere, è la base del sapere.
Trova il tempo di essere gentile, è la strada della felicità
Trova il tempo di sognare, è il sentiero che porta alle stelle.
Trova il tempo di amare, è la vera gioia di vivere.
Trova il tempo di essere contento……è la musica dell’anima!”

Provate a fermarvi per riflettere e cercate di quantificare come impiegate il vostro tempo in una “giornata lavorativa tipo” per focalizzare e, perché no, prendere coscienza di quelle che magari pensate siano “attività marginali” all’interno della vostra giornata e che invece scoprite che occupano un tempo rilevante.

Provate a riempire la tabella in allegato con alcune precisazioni.

– Lavoro autonomo: si intende il tempo dedicato a tutte quelle attività che comportano impegno intellettuale e riflessione e che si svolgono normalmente in autonomia (es. messa a punto di progetti, interpretazione di dati, stesura di relazioni e interventi, etc..)

– Colloquio: si intende la comunicazione interpersonale con un’altra persona, svolto sia in via formale che informale, programmata o non, che avviene in azienda.

– Tempo di relazione: si chiede di specificare con chi e per quanto tempo relazionate. Le ore investite in comunicazioni interpersonali dovranno essere pari alla somma delle ore presenti nelle attività 2-5-6-7.

– Luca e Laura Varvelli – “Gestire il tempo” Edizioni – Il Sole 24 ore
– Harvard Business Essentials – “Time management” – Etas Libri
– Paolo Boschi – Lucia Sprugnoli – “Gestire il tempo” – Edizioni Giunti Demetra
– Paolo Boschi – Lucia Sprugnoli – “Superare l’ansia” – Edizioni Giunti Demetra
– K.Blanchard – S- Johnson – “L’one minute manager” – Sperling & Kupfer
– Megginson- Mosley- Pietri – “Management” – Franco Angeli Editore
– J.M.Jenks, J.M.Kelly – “Saper delegare” – Sperling & Kupfer
– E. Boncelli-A.M. Comari – “Vincere lo stress” – Il Sole 24 ore