La comunicazione durante il pranzo di lavoro

Dott. Alberto Presutti

L’autore
Alberto Presutti è nato a Firenze ed è poeta estemporaneo, performer e formatore.
Ha realizzato e messo in Rete nel 2000, il primo sito italiano di creazioni di poesia “su commissione” e intrattenimenti poetici: www.poetando.it E’ consulente RAI per il Bon Ton.
E’ esperto di Business Etiquette, Bon Ton e Galateo tenendo Corsi per aziende, pubbliche amministrazioni, agenzie formative, associazioni culturali e per privati.
E’ il Responsabile per la “Etiquette Academy” – di cui è uno dei docenti – della Sezione dei Corsi di Bon Ton per le Scuole. E’ docente dell’I.I.F. (Istituto Italiano di Formazione).
Nel 2005 ha ideato il primo Corso in Italia di Poesioterapia: “Le Parole per dirlo…”
Nel 2009 ha tenuto una Lezione di Business Etiquette durante il Master “CBA” XVI Edizione, organizzato da Eraclito2000. Dal 2009 scrive sul Blog: www.modiemode.blogspot.com

Il suo ultimo volume “Dell’Odiato Amore” (Edizioni Libroitaliano, 2004), ha vinto il Premio “Nuove Lettere” nella Giornata Mondiale della Poesia organizzata dall’Unesco, nel 2005. Collabora con Giornali e Riviste nazionali.

Introduzione
Uno dei modi migliori per trattare o consolidare affari, in modo solido e proficuo, è di farlo a pranzo. Ci si potrebbe chiedere perché non a cena. La risposta, è semplice, in quanto il desco serale, è, per sua natura, riservato alla famiglia. Ma, soprattutto, il motivo è di carattere pratico e professionale. Eventuali ripensamenti o richieste di chiarimenti, non potrebbero essere inoltrati nell’arco della notte, e finirebbero per “montare” come dubbi, nel trascorrere delle ore, fino al mattino, potendo produrre mutamenti di opinione o di valutazione, poi difficilmente rimediabili.
Non sempre, infatti, come si suol dire, la notte porta consiglio.

Se dobbiamo discutere un affare importante, da concludere presto e bene, se dobbiamo convincere il cliente di un opportunità unica o dobbiamo stringere un accordo, perché non farlo a tavola? Proprio durante il pranzo potremmo creare un legame stabile ed efficace nel tempo, con clienti e partner di affari.
Infatti condividere la tavola con qualcuno è il modo migliore per fare conoscenza, in quanto a tavola, si riescono a far abbassare le consuete barriere di diffidenza, e grazie all’atmosfera conviviale, possiamo instaurare un buon rapporto, prima personale e poi di lavoro.
Ne consegue, al tempo stesso, però, che a tavola occorre saperci stare, già avendo proprie, le buone regole del Galateo, altrimenti, niente sarà più spiacevole per il nostro ospite, di vederci mangiare, o comportarci, in modo maleducato o cafone. Il nostro ospite, a differenza di noi, potrà permettersi ogni stravaganza, dall’abbigliamento al modo di fare, perché è lui, come la dama di una serata galante, che dobbiamo riuscire a conquistare, perdonando ogni stranezza e originalità, che a noi mai sarà scusata.

Regole e comportamenti per il Pranzo di Affari

Come appunto una cena galante anche un Pranzo di lavoro o di affari dobbiamo saperlo organizzare e portare avanti, tenendo determinati comportamenti e seguendo un vero e proprio Galateo ad hoc per questo tipo di incontri, per diventare padroni del giusto modo di proporci e di parlare, guidando lo svolgersi del pranzo, verso una sua positiva riuscita.

Se siamo dei manager ci può capitare di dover organizzare o presenziare ad un pranzo di lavoro. Esaminiamo i principali aspetti da curare per la buona riuscita dell’incontro:

La scelta del ristorante ideale: non ha senso individuare un bel ristorante alla moda, ma prenotare una sala molto caotica e poco adatta a parlare di lavoro.
Il modo per arrivare in orario al luogo dell’appuntamento. Uscire per tempo e calcolare i tempi di percorrenza in relazione al mezzo che usiamo.
Le regole da seguire riguardo all’uso del telefono cellulare: una per tutte, evitare di lasciar squillare il cellulare. Dovremo sempre tenere spento il terminale dell’apparecchio e se proprio non possiamo fare a meno di tenerlo spento, usiamo la funzione vibracall.
Gli argomenti di conversazione da evitare. Mai troppo personali, mai tali da sviare il discorso su tematiche che possano creare divergenze di opinioni (politica, religione, sesso).
Come comportarci l momento di pagare il conto. E’ consigliabile recarci in un ristorante dove abbiamo familiarità e possiamo saldare il conto successivamente. Altrimenti usare sempre la carta di credito.

Come anche nel caso fossimo con una dama, la nostra prima preoccupazione giunti al ristorante sarà quella di curare la predisposizione dei posti a tavola riservando quello panoramico al cliente. Per quanto concerne la ubicazione del tavolo, questo sia sufficientemente distante da altri tavoli, per evitare l’immischiarsi imprevedibile dei vicini di posto nei nostri affari. In un pranzo di lavoro, come in ogni incontro d’affari, è molto importante la prima impressione, per cui presentarsi sempre puliti e ordinati, con barba e capelli curati, non sono aspetti da trascurare. E in particolare per l’abbigliamento, usare una sana convenzionalità scevra da ogni ricercatezza, pur nella formale eleganza. Il nostro cliente o partner deve mantenere di noi un ricordo neutro e quanto più specifico, invece, di quello che noi andiamo a proporgli o a trattare.
Per le, in particolare, la “Business Etiquette” dà consigli molto utili per comportarsi nel modo migliore fin dal momento della presentazione.

Le donne non dovranno mai esagerare con il trucco o né con l’abbigliamento che non potrà essere troppo sexy o eccessivamente alla moda e stravagante, a meno che il settore lavorativo non sia quello della creatività (agenzie di pubblicità, moda e spettacolo).. Sarà opportuno tendere la mano dicendo semplicemente il proprio nome e cognome, abbandonando espressioni come “Piacere”, ormai desuete, e prive di effettivo significato, specie se pronunciate antequam l’incontro.

Dovremo stare bene attenti al nome di chi si presenta e di chi ci è presentato. Se non ci si ricorda il nome della persona con cui dobbiamo trattare, saranno guai! Per quanto riguarda la stretta di mano, poi, non sia, specie alle signore, troppo forte, per evitare che la montatura di un anello possa infiggere dolore. Per le regole afferenti alle presentazioni, colui che porge la mano deve essere sempre la persona più importante o la donna, mai l’uomo.

Quando e se, dobbiamo passare al “TU”? Chi decide se darsi del tu o del lei, tra due persone? Non ci si dà del tu automaticamente. Dovrebbe essere la persona più importante, o più anziana, a proporlo. Dopo le presentazioni si passa al cibo.

Come ci si comporta all’arrivo delle portate? Non si dirà mai “Buon appetito”, ma si comincerà a mangiare quando tutti gli ospiti sono serviti o quando chi ha organizzato l’incontro fa il primo passo. Pertanto occorre sempre riferirci alle regole di Bon Ton che peraltro dovrebbero valere per tutti e in ogni occasione.

Infine, chi paga? Generalmente il pranzo è offerto da chi ha lanciato l’invito o, comunque, dalla controparte interessata all’incontro e che lo ha organizzato.

Un esercizio

Testiamo queste regole di Business Etiquette con un cliente molto difficile, che magari consideriamo perduto ai nostri affari, e constatiamo come ottemperandovi, la nostra situazione di svantaggio, potrà essere recuperata a nostro favore.